Modèle de lettre de soumission pour marchés publics au Cameroun

La lettre de soumission est la première page de votre offre et le document le plus scruté par la commission de passation des marchés. Elle constitue votre engagement formel à respecter les conditions du Dossier d'Appel d'Offres (DAO). Une lettre mal rédigée ou incomplète peut entraîner le rejet immédiat de votre offre, quelle que soit la qualité de votre proposition technique et financière.

Rôle et importance de la lettre de soumission

La lettre de soumission remplit plusieurs fonctions essentielles dans le cadre réglementaire camerounais. Elle identifie le soumissionnaire et engage juridiquement l'entreprise. Elle confirme l'acceptation des conditions du DAO. Elle indique le montant de l'offre financière et la durée de validité de l'offre. En vertu du Code des marchés publics (décret n°2018/366), la lettre de soumission est une pièce de conformité obligatoire dont l'absence entraîne le rejet automatique du dossier.

Mentions obligatoires selon les normes ARMP

Votre lettre de soumission doit impérativement contenir les éléments suivants :

1. L'identification complète du soumissionnaire : raison sociale, forme juridique, capital social, siège social, RCCM, NIU
2. La référence exacte de l'appel d'offres (numéro, objet, lot concerné le cas échéant)
3. Le nom et la qualité du maître d'ouvrage destinataire
4. Le montant de l'offre financière en chiffres et en lettres, TTC et hors taxes
5. La durée de validité de l'offre (généralement 90 jours minimum, sauf indication contraire dans le DAO)
6. L'engagement à respecter les clauses du cahier des charges
7. Le délai d'exécution proposé
8. La mention de la caution de soumission jointe (si requise)
9. La date, le cachet de l'entreprise et la signature du représentant légal

Structure type de la lettre

Voici la structure recommandée pour une lettre de soumission conforme :

1. En-tête : coordonnées complètes de l'entreprise (nom, adresse, téléphone, email, BP, NIU, RCCM)
2. Destinataire : « Monsieur le Président de la Commission de Passation des Marchés de [Organisme] »
3. Objet : « Soumission à l'Appel d'Offres N° [référence] relatif à [objet du marché] »
4. Corps : déclaration d'engagement comprenant le montant, le délai, la conformité au DAO
5. Pièces jointes : liste numérotée des documents joints à l'offre
6. Signature : « Fait à [ville], le [date] » suivi du nom, titre et signature du dirigeant avec cachet

Erreurs fréquentes à éviter

• Montant en chiffres différent du montant en lettres : cause de rejet immédiat
• Oubli du numéro de référence de l'appel d'offres ou erreur dans la référence
• Lettre non signée ou signée par une personne non habilitée
• Absence du cachet de l'entreprise
• Durée de validité de l'offre inférieure à celle demandée dans le DAO
• Utilisation d'un ancien modèle non conforme aux normes ARMP en vigueur
• Ratures ou surcharges non paraphées

Cas des groupements d'entreprises

Si vous soumissionnez en groupement (conjoint ou solidaire), la lettre de soumission doit être signée par le mandataire du groupement et mentionner tous les membres. Joignez la convention de groupement notariée précisant le mandataire, la répartition des tâches et la part de chaque membre. Le mandataire engage l'ensemble du groupement par sa signature.